Artikkel

En mannlig konsulent møter 2 intervjuere til en konsulentjobb

Category: Expertise strategy

Ekstern IT-ekspertise

Slik optimaliserer du prosessen med å leie inn eksterne IT-konsulenter

Hvordan ansetter jeg konsulenter på best mulig måte?

Trenger du råd for innleie av konsulenter eller vil du oppfriske hukommelsen på gode prosesser? Les hvordan du får en smidig rekrutteringsprosess når du trenger spesialistkompetanse.

Få Best Practise på prosessen med å hyre konsulenter med praktiske råd og en sjekkliste.

Oslo 12. juni 2023

Som du vet kan dyktige konsulenter bidra til å skape mer effektive prosesser og resultater i mange bedrifter. Men hva slags prosesser bør dere selv sette søkelys på når dere skal engasjere konsulenter?

emagine har over 20 års praksis og deler gjerne vår erfaring og råd med deg. Vi har listet noen gode råd for at du kan lykkes.

Grunnene til å hyre en ekstern IT-konsulent kan være mange. Og selv om det ikke akkurat er rakettvitenskap å engasjere konsulenter, er det en oppgave som du bør ta seriøst for å få resultater.

Ofte kan det være snakk om selvfølgeligheter, men detaljene er også viktige for å få alt til så spille godt sammen når du skal kjøpe konsulenttjenester.

 

Forespørselen: Klart definerte krav er viktige

Beskriv først tydelig hvilke krav dere har.

Det kan virke som et åpenbart råd, men vi har merket at mange bedrifter eller offentlige etater ikke alltid tar det alvorlig nok.

Det må være klarhet innad i organisasjonen om hvilke behov dere har og hvorfor de har oppstått. Når dere har en tydelig forståelse av hvilke behov dere har, er de også mye enklere å kommunisere – både til medarbeiderne i selskapet og leverandøren av konsulenter.

Legg litt innsats i når dere skriver en forespørsel til leverandøren for å sikre at dere har forklart behovene tydelig og presist. Deres tekniske leder eller IT-prosjektlederen bør beskrive og kvalitetssjekke alle tekniske krav til kompetanse og teknologier.

Vi anbefaler også at dere har en aktiv dialog med leverandøren når dere skriver forespørselen. Jo mer leverandøren vet om prosjektet, jo enklere blir det å finne den riktige konsulentprofilen for organisasjonen.

Ikke glem å gi en utfyllende beskrivelse prosjektet og konteksten rundt dette i forespørselen.

Spesifiser også hva slags kompetanse og ekspertise dere ønsker at konsulenten skal ha, og beskriv tydelig prosjektets status og formål.

  • Prosjektets formål
  • Teknisk kompetanse, teknologier og spesiell krav til ekspertise og erfaring
  • Sertifiseringer og metoder
  • Arbeidsomfang (stillingsbrøk, antall måneder, oppstart fra ønsket dato)
  • Timepris

For leverandøren handler prosessen også om å få prosjektet til å se interessant ut for konsulenten. En presis, detaljorientert forespørsel gir best forutsetninger for å finne akkurat den profilen dere trenger.

Lær av andre. Se våre aktuelle oppdrag og hvordan andre bedrifter beskriver dem.

Se aktuelle oppdragsbeskrivelser

Konsulent under intervju

Book intervjuavtalen så raskt som mulig når du ser at den riktige kandidaten er foreslått. Da kan du spare tid og sørge for at konsulenten velger dere.

Intervjuet: Møt konsulenten

Intervjuet er en viktig del av prosessen når dere skal finne en egnet konsulent for et prosjekt. Samtalen gir en sjanse til å vurdere om kjemien er riktig, og om konsulentens kompetanser passer til kravene dere har til oppgaven og prosjektet.

Selv om konsulenten kanskje virker som det riktige valget på papiret, er det viktig å se om kandidaten har riktig personlighet og kjemi. Mye av ansvaret for å finne riktig kandidat ligger hos leverandøren, og intervjuet er en sjanse til å bekrefte at dere føler dere komfortable med leverandørens valg av konsulent.

Gi kandidaten litt tid. Vi har opplevd at noen kunder sender invitasjon til et intervju mindre enn én time før. Det skaper kaos.

Konsulenten kan ofte være i et annet oppdrag og har behov for å oppdatere seg på deres prosjekt før intervjuet. Forsøk en liten ukes innkalling før møtet, eller noen dager som et minimum.

Ikke glem at konsulenten kan være aktuelle for flere roller hos andre bedrifter, så vær rask i prosessen hvis du fornemmer at det er den riktige kandidaten.

 

  Involverer interessenter i prosjektet tidlig i prosessen for å skrive forespørselen. De har konkret kunnskap om hvilke behov prosjektet har og hva som trengs for å møte disse behovene.

 

Inkluder relevante interessenter

Det er viktig å få avklart alle krav tidlig og før intervjuprosessen har startet.

Under intervjuet får dere mulighet til å beskrive prosjektet i detalj og introdusere nøkkelpersonene. Vi anbefaler at de relevante interessentene (prosjektleder, -deltaker, produkteier etc.) er til stede under intervjuet. Involver dem gjerne tidlig i prosessen for å skrive forespørselen og sørg for at alle krav er med.

Hvis ikke alle relevante interessenter er med, kan intervjuet fort bli som en gjettelek, forteller en som jobber med kunder og konsulenter hos emagine. Erfaringen vår er at det medfører at prosessen kan trekke i langdrag.

I et nylig intervju vi var med til, var innkjøper, prosjektansvarlig, samt en prosjektdeltaker til stede fra kunden. De utdypet om prosjektet og de tre tekniske hovedområdene, og det kom frem at de trodde det var vanskelig å finne én som kunne alle tre. Konsulenten som var innkalt, tilfredsstilte kun to av de tre områdene. Hadde innkjøper og rekrutterer visst dette tidligere, ville oppdraget vært skrevet annerledes, og vi hadde søkt mer spesifikt.

Innkjøperen bør vite at prosjektdeltakere og -eiere har konkret kunnskap om hvilke behov som skal dekkes og hva som trengs for å møte disse behovene.

Så del verdifull kunnskap internt og med leverandøren fra begynnelsen av.

 

Det forretningsmessige: Kontrakt og forberedelse

Hvis konsulenten oppfyller kundens krav og forventning, er ledig i ønsket periode og i tillegg har relevant erfaring – er det stor sjanse for grunnlaget for et vellykket samarbeid oppfylles.

I neste periode skal kunden skrive kontrakt med konsulentens leverandør. De fleste leverandører har formelle kontrakter og en god prosess for signering. I tillegg kan kunden ha andre formelle dokumenter som skal signeres eller tester som skal tas, f.eks. sikkerhetsklarering, personlighetstest eller praktiske orienteringer.

Det kan også være aktuelt å dele beskrivelser av oppgaver, om team og prosjektet, slik at konsulenten har fått mulighet til å sette seg bedre inn i oppdraget.

 

  Del verdifull kunnskap internt og med leverandøren fra begynnelsen av.

 

Konsulentintervju med en mann

Dialog. Intervjuet er en glimerende måte å avdekke personlighet og egnethet. Mange intervjuer foregår online på Teams, men enkelte ganger er onsite-intervju best.

Ved oppstart: Kom godt i gang!

Konsulenten er klar over forventningen om å levere fra dag èn og å lykkes på egen hånd. De må med andre ord komme raskt i gang. Men det er noen få ting dere bør huske å forberede, slik at konsulenten kan komme i gang med arbeidet så tidlig som mulig.

Sørg for at konsulenten har elektronisk tilgang og utstyret han/hun trenger. Vi har opplevd at noen konsulenter mister verdifull arbeidstid når IT-utstyret og adgangstilgang ikke var på plass fra dag en. Det ender opp med å kaste bort konsulentens tid og kundens penger. Vi vet at selv de største offentlige virksomheter kan glemme dette – så sørg for å få en god start fra første dag.

Planlegg i detalj hvem som skal ønske konsulenten velkommen ved ankomst og hvordan de første dagene blir. Vi anbefaler også at dere gir vedkommende tilgang til interne tilbud og goder (kantine, parkering, sosiale treff og trening) på like vilkår med permanente medarbeidere, slik at de kan fungere som en del av teamet.

Forbered medarbeiderne og organisasjonen for å gi konsulenten de beste forutsetningene for å komme godt i gang. Dette drar også organisasjonen fordel av på lengre sikt.

Les også:

Team extension: Slik får du suksess med eksterne konsulenter

 

  Sørg for en gjennomarbeidet forespørsel, det er grunnlaget for hele prosessen frem til onboarding. Presise krav gjør prosessen smidigere og tydeligere for alle involverte. Bruk tid på dette.

 

Partnerskap: Bruk leverandøren

Når dere engasjerer en ekstern konsulent, bør dere velge en leverandør som forstår organisasjonen godt, og som vet hvor dere står og hvor dere vil. En slik forståelse og innsikt oppstår som kjent etter at man jobber sammen over tid.

Se på leverandøren som en samarbeidspartner, og før en åpen og gjennomsiktig dialog. Dette gir det beste utgangspunktet når dere skal finne riktig konsulent for organisasjonen. Mange leverandører bruker tid på å få innsikt i kundens behov og teknologi-stakk, noe som gjør det enklere å møte fremtidige forespørsler. Hvis leverandøren kjenner kundens utfordringer, interne kultur og beslutningsprosesser, kan man enklere gi gode råd for skreddersydde løsninger.

Diskuter behovene deres med leverandøren!

Det er alltid lurt å få en tilbakemelding fra leverandøren om hva slags informasjon som bør være med i forespørselen. Leverandøren kan sparre; gi et annet perspektiv eller utfordre dere, noe som kan hjelpe med å finne en god match når man leier inn ny kompetanse i oppdrag.

Sjekkliste

Vi har laget en nyttig sjekkliste som du kan bruke når du forbereder en konsulentforespørsel, eller før du tar kontakt med en leverandør.

  • Oppdragsbeskrivelse:
    Hva kjennetegner denne oppgaven. Forklar problemet som konsulentene skal løse, og den større konteksten de skal bli en del av.
  • Krav til kompetanse:
    Hvilke kompetanser er det viktig at konsulenten har? Er det noen metodologier eller måter å jobbe på som konsulenten bør ha erfaring med?
  • Organisasjonen og teamet:
    Hvordan er teamet som konsulenten skal bli en del av, satt opp?
  • Språkkrav:
    Hvilke språk kreves for å gjøre jobben?
  • Tid for oppstart:
    Når skal konsulenten kunne starte jobben?
  • Varighet:
    Hvor lenge forventer dere at konsulenten skal jobbe med oppgaven?
  • Timer:
    Hvor mange timer per uke trenger dere konsulenten?
  • Frist for CV:
    Når vil dere ha konsulentenes CV-er?
  • Intervjumetode:
    Hvordan foretrekker dere å intervjue konsulenter?
  • Tilgjengelighet for intervju:
    Når er dere tilgjengelige for intervjuer?

Klar for sende en forespørsel?

Skriv eller snakk med oss om du trenger assistanse til en konsulentforespørsel.

Kontakt oss

Blogg

Les flere artikler

Innsikt

left-arrow
right-arrow

Illustrasjon Oslo Bjørvika
Client cases
Expertise strategy

Case: emagine leverer komplette team til offentlig sektor

emagine leverer kompleks spesialistkompetanse til krevende prosjekter med landets beste konsulenter. Les hvordan emagine har bidratt til tre prosjekter i offentlig sektor.
Warszawas sentrum med skyskrapere og høye forretningsbygg
Expertise strategy
Nearshoring

Polen – nye muligheter i Europas IT hub

Bedrifter som har behov for skalerbar tilgang på IT kompetanse har valgt Polen. I denne artikkelen ser vi på mulighetene, fakta og spørsmål næringslivet måtte ha når de vurderer å sette i gang utviklingsprosjekter i Polen. Forstå hovedfordeler, myter og utfordringer ved å flytte IT-utvikling.
Kvinnelig prosjektleder leder et møte med fire engasjerte deltakere
Expertise strategy
Succeed as a consultant

Fem kjennetegn på en god IT-prosjektleder

God IT-prosjektledelse krever en bred vifte med evner til å lede prosesser og en rekke personlige egenskaper for å lykkes. Lær mer om hvilke individuelle kompetanser en god prosjektleder bør ha og praktisere.
En mannlig konsulent møter 2 intervjuere til en konsulentjobb
Expertise strategy

Slik optimaliserer du prosessen med å leie inn eksterne IT-konsulenter

Fra forespørsel, via intervju til onboarding. Det er tid og penger å spare på få til en effektiv innkjøpsprosess hele veien til konsulenten banker på døra. Vi vet at selv de mest erfarne innkjøpere kan glemme helt basale ting; få med deg sjekklisten.
Mann sitter i sofa en en flyplass lounge på tur ut over grensene
Expertise strategy
Nearshoring

Mangel på IT-kompetanse i Norge: Utfordringer og nye løsninger

Mange bedrifter opplever utfordringer med å få tak i IT-konsulenter i Norge. Det påvirker fremdrift i prosjekter og i siste ende ønske om vekst. Hvis man tenker «utenfor-boksen» kan løsningen faktisk være snublende nær: Ta i bruk dyktige IT-spesialister i vår nærliggende region.
Man sitter utenfor et møtelokale og leser på sin laptop
Expertise strategy

5 fordeler ved å bruke eksterne IT-konsulenter

Fleksibilitet og tilgang til IT-ekspertise er to av de viktigste fordelene, når du skal vurdere om bruk av konsulenter er noe for deres nye eller igangværende prosjekter. I denne artikkelen får du innblikk i noen av gevinstene ekperter kan tilføre deres organisasjon.
2 kvinner og 2 menn i et møte som diskuterer
Expertise strategy
Nearshoring

Guide: Hvordan lykkes med nearshoring

Når du opplever utfordringer med å få tak i kvalifiserte utviklere til IT-prosjekter kan nearshoring i Polen være et reelt alternativ. I denne guiden forklarer vi hvilke ni kriterier som gir suksess hvis du velger å gå nearshore.
Young and talented IT professionals outside
Expertise strategy
Nearshoring

Er Polen Europas nye Silicon Valley?

Ønsker du tilgang til topp kvalifiserte IT-konsulenter; “Look to Poland”. Med en solid IT-utdannelse har polske IT ingeniører og kodere vunnet frem, hvor 15.000 ingeniører årlig uteksamineres fra polske universiteter.
Business woman talking to two colleagues
Expertise strategy

Team extension: Få suksess med eksterne konsulenter

Spesialiserte IT-konsulenter har erfaringene og evnene som trengs for å komme i gang raskt. For å få maks ut av eksterne konsulenter bør dere sørge for en smertefri oppstart og få de i gang på en profesjonell måte. Her er tips til hvordan man starter opp og ruster den eksterne arbeidsstyrken for suksess.