Utenriksdepartementet (UD) har behov for konsulentbistand ved en endringsleder i et pågående prosjekt - utvikling av nytt system for Diplomatseksjonen (DipReg).

 

Løsningen skal etableres med Microsoft Dynamics som applikasjonsplattform og på UDs interne skyplattform basert på Microsoft Azure.

 

Nytt system for Diplomatseksjonen

Utenriksdepartementet fører oversikt over utenlandske diplomatiske representasjoner og lønnede konsulære stasjoner i Norge, samt utsendt personell og medfølgende familiemedlemmer til disse. I tillegg kommer ulike kategorier personell og medfølgende familiemedlemmer ved mellomstatlige organisasjoner og konvensjonsorganer med sekretariat i Norge, utsendt personell tilknyttet disse, samt deres medfølgende familiemedlemmer. Registeret inneholder i dag 170 representasjoner og ca. 2500 aktive personer.

 

UD ved Diplomatseksjonen skal etablere et nytt saksbehandlingssystem til erstatning for en eldre løsning bygget på teknologi som skal fases ut av UDs IKT-infrastruktur. Målsettingen med en ny løsning er at den først og fremst skal være mer brukervennlig og effektiv, og redusere behovet for manuelle prosesser. Det legges opp til at hver ambassade/representasjon selv skal kunne legge inn kjerneinformasjon om nytt personell via en portal. I tillegg skal løsningen være integrert mot andre etater og systemer, herunder Skatteetaten, UDI, Statens vegvesen, kortprodusent mm.

 

Oppdrag

Prosjektene etterspør en endringsleder som får ansvar for å jobbe 50% i DipReg. Konsulenten vil inngå i et scrum-team.

 

Konsulenten vil få ansvaret for å sikre en smidig utrulling av løsningene, kommunikasjonsplan mot sluttbrukere, jobbe tett sammen med UX-designer og testere og sørge for en god opplæringsplan, et godt opplæringsopplegg samt opplæringsmateriell. Konsulenten skal også sørge for at det blir opprettet gode prosesser og en god overføring av kompetanse mellom sluttbrukere, superbrukere, samt brukerstøtte og produktteamet (forvaltning).

 

Følgende arbeidsoppgaver påligger endringsleder:

·         Som en av ressursene inn i scrum-teamet må konsulenten være en god sparringspartner til prosjektleder, UX-designer og øvrige medlemmer i teamet.

·         Utarbeide interessentanalyse, kommunikasjon- og innføringsplan.

·         Utarbeide en plan for hvordan sikre planlagt gevinstrealisering og måling av gevinster.

·         Utarbeide opplæringsmateriell.

·         Bistå forankring av leveranser i UDs organisasjon og hos interessenter.

·         Ha et eierskap til brukerhistoriene og bistå produkteier i å ferdigstille disse.

·         Bistå i at tilbakemeldinger fra sluttbrukere blir gjenspeilet i prosesser og løsning.

·         Kjenne godt til UU-prinsipper og hvordan løsningene skal imøtekomme disse på en god måte.

 

Beskrivelse av krav til kompetanse, erfaring og personlige egenskaper:

·         Sertifisering innenfor endringsledelse (f.eks Prosci) og minimum 5 års erfaring innenfor endringsledelse og digitalisering av løsninger.

·         Formell utdannelse fra høyskole, universitet eller tilsvarende. Lang relevant erfaring kan kompensere for dette.

·         Erfaring fra å jobbe i scrum-team og utarbeide brukerhistorier.

·         Erfaring fra å etablere og gjennomføre gevinstmålinger

·         En fordel om konsulenten har jobbet med MS Dynamics tidligere.

·         Gode evner til dialog og samarbeid med både teknisk og ikke-teknisk personell.

·         Beherske norsk og engelsk skriftlig og muntlig.

·         God skriftlig og muntlig fremstillingsevne.

·         Erfaring i rollen fra deltakelse i agile prosjekter basert på scrum eller tilsvarende

 

Det er ønskelig med oppstart snarest mulig. Oppdraget antas å utgjøre en 50% stilling tom desember 2023 med opsjon om forlengelse. Det vil ikke være mulig å utføre oppdraget remote. 

 

Til dette oppdraget må den tilbudte konsulenten være sikkerhetsklarert minimum på nivå KONFIDENSIELT